OA在企業(yè)發(fā)展中的八大作用

隨著國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的改變，由計(jì)劃向市場(chǎng)的轉(zhuǎn)變，由注重生產(chǎn)向提高服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)管理質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，辦公自動(dòng)化（OA）實(shí)現(xiàn)的功能發(fā)生了相應(yīng)的變化，不僅僅是收發(fā)文系統(tǒng)、車(chē)輛管理、會(huì)議管理等辦公室文秘等行政人員常用功能，今天完整的OA系統(tǒng)將真正與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)掛鉤，從效率經(jīng)濟(jì)達(dá)到更好的服務(wù)于管理，從而提升企業(yè)的整體市場(chǎng)反應(yīng)能力。

下面分別從促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)、領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策、企業(yè)工作流程的管理、目標(biāo)管理和項(xiàng)目管理、企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境、實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)信息化、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)、加快知識(shí)型企業(yè)轉(zhuǎn)型等方面闡述OA系統(tǒng)的作用。

一、 領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策

依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時(shí)間批閱各式文件，調(diào)閱最新動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)報(bào)表)，監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行、項(xiàng)目進(jìn)展，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。
通常OA系統(tǒng)的建設(shè)被認(rèn)為是不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的系統(tǒng)，但等到企業(yè)其他系統(tǒng)建設(shè)已基本結(jié)束，突然發(fā)覺(jué)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)算機(jī)上什么信息都看不到，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)內(nèi)運(yùn)營(yíng)情況一無(wú)所知，唯一獲得信息的途徑就是開(kāi)會(huì)。于是企業(yè)內(nèi)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)就在馬不停蹄穿梭于各種大會(huì)小會(huì)之間，時(shí)間、金錢(qián)都浪費(fèi)在這些會(huì)議上了，目的只有一個(gè)：就是解決領(lǐng)導(dǎo)同志的“睜眼瞎”問(wèn)題。企業(yè)不同于行政機(jī)關(guān)，需要?jiǎng)?chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這種無(wú)謂的會(huì)議浪費(fèi)了領(lǐng)導(dǎo)大量的精力，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑是建設(shè)OA系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)的建設(shè)將辦公信息、公眾信息、業(yè)務(wù)信息流通到相應(yīng)的環(huán)節(jié)，通過(guò)OA系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)可以一改以往的工作的模式——改被動(dòng)接收信息為主動(dòng)獲得信息，改“救火式”工作模式為“排除隱患”式工作模式。可以說(shuō)OA系統(tǒng)是連接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的龍頭，是提高工作效率、促使企業(yè)良性循環(huán)的催化劑。

二、 企業(yè)工作流程的管理

企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。
顧名思義，工作流應(yīng)該是工作任務(wù)在多個(gè)人或單位之間的流轉(zhuǎn)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種流轉(zhuǎn)實(shí)際上將表現(xiàn)為信息或數(shù)據(jù)在多個(gè)人之間的傳送。它所要解決的主要問(wèn)題是“使在多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過(guò)程自動(dòng)進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者是促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。
利用OA系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎，可根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如向采購(gòu)、資金申請(qǐng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)等等供流轉(zhuǎn)使用，降低企業(yè)員工花費(fèi)在找人簽批、審核等上面的時(shí)間，可以把更多的精力投入到本職工作，領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)察看流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，很方便的發(fā)現(xiàn)工作停滯的環(huán)節(jié)。

三、 目標(biāo)管理和項(xiàng)目管理

目標(biāo)管理是現(xiàn)代企業(yè)根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、組織目標(biāo)運(yùn)用系統(tǒng)化的管理方式，把各項(xiàng)管理事物展開(kāi)為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動(dòng)，激勵(lì)員工，共同參與，以實(shí)現(xiàn)組織和個(gè)人目標(biāo)，努力工作的過(guò)程。
通過(guò)OA系統(tǒng)中計(jì)劃管理功能模塊，個(gè)人、部門(mén)逐日、逐周、逐月向上級(jí)管理人員、管理部門(mén)逐層匯報(bào)工作計(jì)劃完成情況，并被檢查和考評(píng)，工作計(jì)劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢和總結(jié)。

大型企業(yè)常常面臨部門(mén)之間的合作及企業(yè)中分布式項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的交流協(xié)作問(wèn)題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)常要交換各自的想法并且布置下一階段的任務(wù)。分布式的團(tuán)隊(duì)中的項(xiàng)目管理常會(huì)碰到跨部門(mén)和跨地區(qū)等種種障礙。
OA系統(tǒng)提供項(xiàng)目協(xié)作功能，可隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展和各協(xié)作部門(mén)的進(jìn)度及狀況。項(xiàng)目協(xié)作包括：
-項(xiàng)目相關(guān)信息：了解項(xiàng)目背景、大概情況利于盡快切入項(xiàng)目中。
-項(xiàng)目任務(wù)及分解：了解各階段進(jìn)展情況，做好分工協(xié)作安排。
-項(xiàng)目信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)：了解項(xiàng)目實(shí)施動(dòng)態(tài)，以便采取相應(yīng)措施。

四、 企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境
溝通企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工日常工作的重要環(huán)節(jié)，但作為大型企業(yè)，部門(mén)眾多、人員眾多，分支機(jī)構(gòu)異地辦，甚至跨國(guó)，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時(shí)還存在信息的誤傳。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式加強(qiáng)了人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間、分公司與總部之間的溝通，提高了工作效率，保證了及時(shí)決策。
電子郵件、BBS、在線交談、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等是OA系統(tǒng)中常用的電子溝通手段。
會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、工作研討、情報(bào)資料等等都可以通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行交流，不僅省卻了找人、等人的時(shí)間，而且使溝通更及時(shí)、更充分。
將外地分支機(jī)構(gòu)納入OA系統(tǒng)中可以有效的降低電話、傳真、差旅等方面的費(fèi)用。

五、 促進(jìn)相關(guān)部門(mén)信息化

現(xiàn)代應(yīng)用軟件系統(tǒng)越來(lái)越走向?qū)I(yè)化，軟件廠商開(kāi)發(fā)的多是信息化程度要求高的業(yè)務(wù)部門(mén)的應(yīng)用軟件如財(cái)務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件、客戶管理系統(tǒng)等等并形成體系和市場(chǎng)規(guī)模。但對(duì)企業(yè)的有些部門(mén)信息化缺乏相應(yīng)的專業(yè)應(yīng)用軟件來(lái)解決繁瑣的工作。
OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個(gè)方面有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，利用這些特性可以針對(duì)性的開(kāi)發(fā)一些部門(mén)的應(yīng)用軟件，提高這些部門(mén)的信息化程度，例如：
合同管理，將日常合同計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用層面由簡(jiǎn)單的合同登記、打印、存檔擴(kuò)展到合同審批、報(bào)表統(tǒng)計(jì)生成、分類專門(mén)管理、歸檔設(shè)置等各個(gè)方面，突出在實(shí)際運(yùn)作中企業(yè)的合同管理中至關(guān)重要的方面，涵蓋了在合同登記、分級(jí)審批、分類整理、報(bào)表生成、合同歸檔等方面的全面管理，將公司合同范圍內(nèi)的各類文件資源、信息資源、知識(shí)資源有效地集中管理起來(lái)。
檔案管理，管理企業(yè)各職能活動(dòng)中形成的歸檔文件，歸檔的文件按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-89、GB9705-88等檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行類目設(shè)置和案卷目錄的編排，允許用戶根據(jù)具體的情況和上級(jí)要求靈活修改類目的設(shè)置，自動(dòng)加順序號(hào)、支持案卷打印，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案借閱管理。
ISO9000管理，實(shí)現(xiàn)文件化的管理，包含有質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、各種三級(jí)文件以及程序執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的各種質(zhì)量記錄文檔。這些文檔內(nèi)容可進(jìn)行分門(mén)別類的有效管理，方便歸檔和查找。

六、 推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

通過(guò)OA系統(tǒng)，每一個(gè)員工可以對(duì)公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見(jiàn)、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。
另外OA系統(tǒng)為員工積極參與公司的管理開(kāi)辟了通道，OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個(gè)有效渠道，意見(jiàn)箱為使各員工暢所欲言特別針對(duì)敏感性問(wèn)題設(shè)計(jì)了匿名功能，管理層通過(guò)員工的意見(jiàn)和改進(jìn)建議，了解員工想法及時(shí)解決提出的問(wèn)題，營(yíng)造良好的氛圍。調(diào)動(dòng)員工關(guān)心企業(yè)、熱愛(ài)公司、積極參與公司管理的積極性。

七、 加速知識(shí)型企業(yè)的轉(zhuǎn)型

OA系統(tǒng)還提供了學(xué)習(xí)功能和知識(shí)共享機(jī)制?，F(xiàn)代OA系統(tǒng)的核心是知識(shí)的管理，目的幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識(shí)，并在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)⒄_的知識(shí)傳遞出去，使企業(yè)員工在實(shí)踐中學(xué)會(huì)采用最為合適的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)。
文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對(duì)企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識(shí)等分類沉淀在系統(tǒng)中。供企業(yè)所有員工共享使用，也可設(shè)定使用權(quán)限。
培訓(xùn)系統(tǒng)，把培訓(xùn)員工的材料知識(shí)、規(guī)范制度以及所有有價(jià)值的文稿資料都納入系統(tǒng)中，供員工以各種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。這種培訓(xùn)完全可以不受時(shí)間、空間的限制。

八、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)步良性競(jìng)爭(zhēng)

OA的數(shù)據(jù)透明可促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)，以童虎OA為代表的協(xié)作型OA多維度的展現(xiàn)員工的工作業(yè)績(jī)和效果，圖文并茂并且數(shù)據(jù)共享透明，員工的工作量的高低一目了然，從而使得每一員工都會(huì)與其他員工競(jìng)爭(zhēng)工作量和工作效果。

總結(jié)：OA系統(tǒng)屬于成熟的應(yīng)用軟件，并且客戶化靈活，OA項(xiàng)目和企業(yè)其他信息化項(xiàng)目相比投資小、實(shí)施周期短、風(fēng)險(xiǎn)低，應(yīng)用效果也是多方面的，一個(gè)更顯著的差別是OA項(xiàng)目是一個(gè)以人為本的項(xiàng)目，說(shuō)白了它是一個(gè)以管理信息為表現(xiàn)形式實(shí)質(zhì)是管理人力和組織協(xié)作模式的一個(gè)系統(tǒng)，不同于其他以資金（財(cái)務(wù)系統(tǒng)）或網(wǎng)絡(luò)集成為主體的固定資產(chǎn)化項(xiàng)目,所以要想使OA系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到預(yù)定的效果，一方面要重視推廣的策略與方法，另一方面軟件提供的功能與企業(yè)的管理模式和方法相融合尤為重要。

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